Klauzula dla nadawców i odbiorców korespondencji e-mailowej

AquaRD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie jest administratorem danych osobowych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznej.

Z administratorem danych można kontaktować się:

adres korespondencyjny: Aquard sp. z o.o., ul. Złota 61/100, 00-819 Warszawa
telefon:22 25 78 774
e-mail:aquard@aquard.pl

Możesz kontaktować się z Inspektorem we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, także w razie wątpliwości co do Twoich praw pod e-mail: iod@aquard.pllub adres korespondencyjny Administratora danych z dopiskiem Inspektor ochrony danych.

Cel, podstawy prawne i okres retencji danych

Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

1) umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami;

2) dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami;

3) przyjmowanie pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji, innych wniosków;

4) ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszeń.

Cel i Wyjaśnienie		Podstawa prawna	Długość okresu przetwarzania danych
W celu umożliwienia kontaktu elektronicznego z administratorem		Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. f	Przez okres roku, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z kodeksem cywilnym.
W celu przetwarzania danych szczególnych kategorii	Jeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii, a nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji – poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania danych szczególnej kategorii.	Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. a	Do czasu cofnięcia zgody.
W celu realizacji umowy	Niezbędność do realizacji umowy zawartej z kontrahentami lub klientami w zakresie prowadzonej korespondencji.	Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. b	Do czasu zakończenia umowy, a po tym czasie, w innych zgodnych z prawem celach, związanych z umową np. okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. W przypadku braku zawarcia umowy przez 3 lata w celu ewentualnych reklamacji oraz roszczeń.
W celu dochodzenie roszczeń lub obrony przed roszczeniami	Dane zawarte w zgłoszeniu oraz przetwarzane w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i rozpatrzenia zgłoszenia mogą być dalej przetwarzane przez administratora.	Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. f), a w przypadku danych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit f	Przez okres roku, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z kodeksem cywilnym.

Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do Twoich danych osobowych – wewnątrz struktury organizacyjnej Administratora – będą mieć wyłącznie upoważnieni przez Administratora pracownicy i tylko w niezbędnym zakresie. W pewnych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora odbiorcom poza strukturą.

Administrator może ujawniać treść korespondencji:

w celu dochodzenia swoich roszczeń w ramach postępowania,
podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, obsługi IT, windykacji, usług prawnych lub doradczych, obsługi administracyjnej.
Innym podmiotom uprawnionym z mocy prawa (np. Policji, Prokuraturze)

Prawa osób, których danych osobowe dotyczą

Szczegółowa Informacja o Twoich prawach:

przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych osobowych (art. 15 RODO),w tym uzyskania kopii danych (art. 15 ust. 3 RODO),
jeśli uznasz, że Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora są niezgodne z rzeczywistością, masz prawo ich sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych (16 RODO),
masz prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO),
masz prawo wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych (art. 18 RODO)
masz również prawo do otrzymania od Administratora Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia danych osobowych do innego administratora. W przypadku przeniesienia danych, z uwagi na inne przepisy prawa, może być wymagane uzyskanie zgody Twojej lub innej osoby lub spełnienie innych warunków wymaganych tymi przepisami (art. 20 RODO),
masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania (Art. 21 RODO),
w przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje Ci prawo do cofnięcia udzielonych zgód w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem.
w przypadkach uznania, iż przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób: listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;telefonicznie: (22) 531 03 00.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1) dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,

2) Dane osobowe mogą być transferowane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), ale będzie się to odbywać wyłącznie w zakresie koniecznym dla realizowania przez podwykonawców usług wsparcia na rzecz Administratora i na podstawie oraz w granicach reguł ustalonych w Rozdziale V RODO

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Klauzula dla nadawców i odbiorców korespondencji e-mailowej

Przydatne dokumenty