Klauzula dla nadawców i odbiorców korespondencji e-mailowej

AquaRD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie jest administratorem danych osobowych adresatów i nadawców wiadomości elektronicznej.

 Z administratorem danych można kontaktować się:

  • adres korespondencyjny: Aquard sp. z o.o., ul. Złota 61/100, 00-819 Warszawa
  • telefon: 22 25 78 774
  • e-mail: aquard@aquard.pl

Możesz kontaktować się z Inspektorem we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, także w razie wątpliwości co do Twoich praw pod e-mail: iod@aquard.pllub adres korespondencyjny Administratora danych z dopiskiem Inspektor ochrony danych.

Cel, podstawy prawne i okres retencji danych

Administrator przetwarza informacje kontaktowe o nadawcach i adresatach korespondencji e-mailowej, zawarte w treści tej korespondencji, w celu:

1) umożliwienia kontaktu e-mailowego z administratorem oraz podejmowania kontaktu z adresatami;

2) dokumentowania ustaleń dokonywanych z klientami, kontrahentami, innymi osobami;

3) przyjmowanie pism, zgłoszeń i wniosków w formie elektronicznej, np. skarg, reklamacji, innych wniosków;

4) ochrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszeń.

 Cel i Wyjaśnienie Podstawa prawna Długość okresu przetwarzania danych
 W celu umożliwienia kontaktu elektronicznego z administratorem Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. fPrzez okres roku, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z kodeksem cywilnym.
 W celu przetwarzania danych szczególnych kategoriiJeżeli w przesłanej korespondencji zostaną zawarte dane szczególnych kategorii, a nadawca nie zawarł zgody w swojej korespondencji – poprosimy o jej odrębne udzielenie, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania danych szczególnej kategorii.Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. aDo czasu cofnięcia zgody.
 W celu realizacji umowyNiezbędność do realizacji umowy zawartej z kontrahentami lub klientami w zakresie prowadzonej korespondencji. Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. bDo czasu zakończenia umowy, a po tym czasie, w innych zgodnych z prawem celach, związanych z umową np. okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń tj. 10 lat.W przypadku braku zawarcia umowy  przez 3 lata w celu ewentualnych reklamacji oraz roszczeń.
 W celu dochodzenie roszczeń lub obrony przed roszczeniamiDane zawarte w zgłoszeniu oraz przetwarzane w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia i rozpatrzenia zgłoszenia mogą być dalej przetwarzane przez administratora.Rozporządzenie, art. 6 ust. 1 lit. f), a w przypadku danych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 lit fPrzez okres roku, chyba, że wiadomości zawierają treść istotną dla dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, wówczas wybrane wiadomości będziemy przechowywać do 3 lat, czyli do upływu terminu przedawnienia roszczeń zgodnie z kodeksem cywilnym.

Odbiorcy danych osobowych

Dostęp do Twoich danych osobowych – wewnątrz struktury organizacyjnej Administratora – będą mieć wyłącznie upoważnieni przez Administratora pracownicy i tylko w niezbędnym zakresie. W pewnych sytuacjach Twoje dane osobowe mogą być ujawniane przez Administratora odbiorcom poza strukturą.

Administrator może ujawniać treść korespondencji:

  • w celu dochodzenia swoich roszczeń w ramach postępowania,
  • podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług, w celu realizacji określonych w umowie zadań i usług na rzecz administratora, w szczególności w zakresie obsługi poczty elektronicznej lub tradycyjnej, hostingu, obsługi IT, windykacji, usług prawnych lub doradczych, obsługi administracyjnej.

 Prawa osób, których danych osobowe dotyczą

Szczegółowa Informacja o Twoich prawach:

  • przysługuje Ci prawo dostępu do Twoich danych osobowych (art. 15 RODO), w tym uzyskania kopii danych (art. 15 ust. 3  RODO),
  • jeśli uznasz, że Twoje dane osobowe przetwarzane przez Administratora są niezgodne z rzeczywistością, masz prawo ich sprostowania lub uzupełnienia niekompletnych danych (16 RODO),
  • masz prawo żądania usunięcia Twoich danych osobowych w przypadkach przewidzianych prawem (art. 17 RODO),
  • masz prawo wniesienia żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych (art. 18 RODO)
  • masz również prawo do otrzymania od Administratora Twoich danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie oraz przenoszenia danych osobowych do innego administratora. W przypadku przeniesienia danych, z uwagi na inne przepisy prawa, może być wymagane uzyskanie zgody Twojej lub innej osoby lub spełnienie innych warunków wymaganych tymi przepisami (art. 20 RODO),
  • masz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w przypadku przetwarzania ich w celu realizacji uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania (Art. 21 RODO),
  • w przypadkach, w których przetwarzanie danych odbywa się na podstawie udzielonej zgody, przysługuje Ci prawo do cofnięcia udzielonych zgód w każdym momencie, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed ich cofnięciem. Cofnięcie zgody uniemożliwi dalsze rozpatrywanie skargi lub reklamacji przez administratora. Zgodę możesz wycofać.
  • w przypadkach uznania, iż przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy Rozporządzenia, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób: listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt ;telefonicznie: (22) 531 03 00.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1) dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu,

2) co do zasady Spółka nie przekazuje danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej EOG).

*Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Aq_logo_white

Przydatne dokumenty